Повідомлення щодо статусу кореспонденції, що надходить на електронну адресу суду без електронного цифрового підпису

Основні організаційно-правові засади електронного документообігу та використання електронних документів встановлені Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" (далі - Закон).

Відповідно до статті 1 Закону під обов'язковим реквізитом електронного документа розуміють обов'язкові дані в електронному документі, без яких він не може бути підставою для його обліку і не матиме юридичної сили.

Згідно приписів статей 5-7 Закону електронний документ - документ, інформація в якому зафіксована у вигляді електронних даних, включаючи обов'язкові реквізити документа. Електронний підпис є обов'язковим реквізитом електронного документа, який використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора.

Крім того, відповідно до підпункту 8.2.23. Положення про порядок використання ресурсів локальної комп'ютерної мережі в Державній судовій адміністрації України, територіальних управліннях Державної судової адміністрації України, місцевих та апеляційних судах загальної юрисдикції, затвердженої наказом Державної судової адміністрації України від 04.12.2013   N 164, обробці не підлягають електронні листи, в яких відсутня зворотна електронна адреса, зворотна адреса невідома та в тексті листа відсутній підпис, за яким можливо ідентифікувати відправника. Відкривати файли, що приєднані до таких електронних листів, суворо забороняється.

З урахуванням викладеного слід зазначити, що при використанні електронного документообігу мають застосовуватися електронні цифрові підписи. Саме такі підписи надаватимуть можливість ідентифікувати автора документа, а також підтверджуватимуть, що відповідний документ є оригіналом.

У такому випадку офіційний документ, що надходить на електронну адресу суду без електронного цифрового підпису його автора не має юридичної сили, підстави для обліку такого документа відсутні.